Dinge digital ordnen und einfach wiederfinden

Dinge digital ordnen und einfach wiederfinden ... das klingt nach einer schweren Aufgabe - muss es aber nicht sein! Teedy (vormals "Sismics Docs") ist ein Open Source Enterprise Content Management-System (ECM) bzw. Dokumenten Management System (DMS) mit vielen Funktionen und einer modernen Benutzeroberfläche. Als Begrifflichkeit klingt das natürlich ziemlich langweilig. Allerdings ist ein solches System umseitig einsetzbar. Teedy ist ein auf Java basierter Webdienst, mit dem sich verschiedene Dateien hochladen und klassifizieren lassen. Durch geschicktes Tagging (Verstichworten) und die Wahl der Titel, sowie eine Volltextsuche mit OCR-Funktion erlauben ein sehr flinkes und einfaches Filtern.

Wir nutzen so Teedy nicht nur für unseren ganzen Vereinspapierkram, sondern auch zum Verwalten unseres kompletten physischen Inventars. Die Digitialisierung unserer Werkstatt ist sehr hilfreich. Wir haben reichlich Werkzeuge und Maschinen in den einzelnen Bereichen und es ist manchmal einfach unübersichtlich - insbesondere für noch nicht so alteingesessene Stammmitglieder. Damit wir den Überblick nicht verlieren, arbeiten wir an einer dem Inventar gewidmeten Teedy-Instanz, mit der wir unsere Werkzeuge und Maschinen durchsuchen können. Ziel soll es unter anderem sein, dass hierbei nach Bereichen, Tätigkeiten, Herstellern und mehr gefiltert werden kann. Bei guter Pflege des Systems dauert es so nur wenige Sekunden, um sämtliche Maschinen zu finden, mit denen man beispielsweise etwas sägen oder bohren kann. Besonders toll ist, dass sich hierbei auch zugehörige Fotos, Handbücher, Protokolle und andere Dokumente eingefügt werden können.

Ziel ist es zudem, dass jeder wichtige Gegenstand im FabLab seinen festen Platz hat, welcher von allen Mitgliedern stets nachvollziehbar ist. Da jedes Objekt im FabLab seine eigene eindeutige Artikelnummer und zugewiesene Eigenschaften bekommen soll, ist dann auch jedes Objekt nachvollziehbar in seiner kompletten Historie und Beschaffenheit. Als physischer Gegenpart zum Portal steht deshalb als Aufgabe das Labeln der Objekte mit Inventaraufklebern. Auf diesen Aufklebern sollen sich Angaben befinden, die das Objekt identifizieren. Die Aufkleber sind dann über eine Barcode Scanner-App einlesbar und öffnen direkt die spezifische Objekt-URL der Inventarplattplattform.

Ein paar Screenshots unserer Instanz

 

Zur Plattform: https://things.fablabchemnitz.de

Dokumentation

Wir nutzen Teedy nicht nur selbst, sondern haben auch jede Menge Dokumentation zur Server-Installation, Konfiguration und Nutzung dazu geschrieben. Siehe Teedy (DMS) - How To's. Die ausführliche Dokumentation zum Inventar-System (Konzept) findet sich unter Werkstattorientierung im FabLab - Digtales Inventar.