E-Mail - Postfächer einrichten

E-Mail Server Einstellungen

Hinweis: Vor der Umstellung einiger Postfächer auf LDAP (01.08.2023) waren alle Postfächer mit CRAM-MD5 Verschlüsselung im Authentifizierungsmechanismus abgesichert. Diese Option steht aus technischen Gründen leider nicht mehr zur Verfügung. Die Verschlüsselung ist jedoch trotzdem gegeben, da wir STARTTLS nutzen.

E-Mail Adressen und Schema

Kontakt zu uns von außerhalb:

• Regulär: kontakt@stadtfabrikanten.org
• Fallback (extern): stadtfabrikanten.ev@gmail.com (falls kontakt@stadtfabrikanten.org Spam Rebounce erleidet oder offline ist)
• Mitglieder nach Schema: <vorname>.<nachname>@stadtfabrikanten.org
• Mail-Adressen mit <vorname>.<nachname>@fablabchemnitz.de und Weiterleitungen sind möglich

Wer von den in der Tabelle angegeben Adressen aus zentral versenden will, der kann sich in webmail.stadtfabrikanten.org einloggen oder seinen lokalen Mail Client entsprechend konfigurieren.

siehe auch Groupware Stadtfabrikanten: Matrix Synapse, Radicale CalDAV, Mail-Verteiler

E-Mail Signaturen

E-Mail Signaturen korrekt und für diverse Clients kompatibel zu erstellen ist leider weniger trivial als gedacht. Während der Umsetzung der CI in Mail Signaturen gelingt dies nur schwierig. Limitierende Faktoren sind z.B. die begrenzte Auswahl von Schriftarten, Anordnung von Elementen, Ränder, etc. Dieser Blog beschreibt viele dieser Probleme genauer.

Signatur erstellen mit MySigMail

Unsere Signaturen erstellen wir mit Hilfe unserer entwickelten Corporate Identity. Die Details (mit Beispielen für Plaintext und HTML) sind beschrieben unter folgender Seite: Corporate Identity (CI).

Für die visuelle Erstellung der Signaturen nutzen wir den selbst-gehosteten Onlinedienst "MySigMail". Der Zugang zu MySigMail (öffentlich) ist https://signatur.stadtfabrikanten.org (bzw. siehe auch Übersicht Web Services und digitale Zugänge). Wer sich für die technischen Details interessiert, der findet die Server Doku unter MySigMail - Signaturen visuell erstellen.

Signaturen überprüfen

Ein brauchbares Tool zum Checken des generierten Signatur HTML Codes: [https://www.htmlemailcheck.com/check](https://www.htmlemailcheck.com/check/)

Unsere Signaturvorlagen

Folgende Vorlagen können genutzt werden. Die erzeugten Vorlagen finden sich in https://cloud.stadtfabrikanten.org und können jederzeit in https://signatur.stadtfabrikanten.org geladen und bearbeitet werden.

• Die Erstellung unserer Signaturen erfolgt in in https://signatur.stadtfabrikanten.org
• Die Signaturen können zu Mail Clients nachträglich noch kompatibler gemacht werden. Siehe MySigMail - Signaturen visuell erstellen
• Das Einbinden der Signaturen ist beschrieben in E-Mail Einstellungen und Signaturen

Beispiel HTML Version

Beispiel Plain Text

M.Sc. Mario Voigt
Vorstand / Schriftführer
Stadtfabrikanten e.V.

Website: https://stadtfabrikanten.org
Email: kontakt@stadtfabrikanten.org
Telefon: +49 371 28354051
Synapse: @vmario89:matrix.fablabchemnitz.de

Signatur im Client konfigurieren

Anleitungen für Clients (Postfach einrichten)

Wer keinen eigens installierten Client benutzen möchte, der kann unsere Roundcube Webmail Instanzen nutzen:

• https://webmail.stadtfabrikanten.org
• https://webmail.fablabchemnitz.de

Es ist möglich ein Lesezeichen mit vorausgefülltem Nutzername zu setzen, zum Beispiel https://webmail.stadtfabrikanten.org/?_user=mario.voigt@stadtfabrikanten.org

Mailbox Ordner im Postfach anlegen/ändern

Wir nutzen die Software "Dovecot" auf dem Server, um die Posteingänge zu füttern. Bitte beachten: Verwende keine Punkte in Ordnernamen, da diese sonst nur lokal abgespeichert werden und nicht mit dem Server synchronisiert werden. In Thunderbird werden diese Ordner in der Regel kursiv und grau hinterlegt angezeigt. Teilweise werden solche Unterordner auch in Roundcube Webmail angezeigt. Diese Ordner werden häufig auch als "Phantomordner" bezeichnet (siehe auch https://stackoverflow.com/questions/59315775/resolving-the-thunderbird-phantom-folder-issue-gray-italics-folders).

Sieve Filter

Über sog. "Sieve Filter" können wir serverseitig Regeln anlegen, die immer ausgeführt werden, sobald z.B. eine neue Email im Posteingang landet.

Sieve Filter: Abwesenheitseinstellungen (absence mails)

Im Falle einer Abwesenheit kann eine Abwesenheitsbenachrichtigung abgesendet werden. Diese kann in Roundcube vom Nutzer selbs konfiguriert werden. Dies geht wie folgt:

Hallo,
 
ich bin vom 25.06. bis 02.07. abwesend. 
 
Bitte wenden Sie sich in dieser Zeit bei Vereinsanliegen an Herrn Tauscher (daniel.tauscher@stadtfabrikanten.org) oder Herrn Seeger (steffen.seeger@stadtfabrikanten.org)
 
mit freundlichen Grüßen,
Mario Voigt
---
mailto:mario.voigt@stadtfabrikanten.org

_________________________________________________________________
https://stadtfabrikanten.org
 
 
Stadtfabrikanten e.V.
Schüffnerstr. 1
D-09130 Chemnitz
 
fon: +49 371 2835 4051

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Abwesenheit August]
if allof (currentdate :value "ge" "date" "2023-08-26", currentdate :value "le" "date" "2023-09-02")
{
    vacation :addresses "mario.voigt@stadtfabrikanten.org" :subject "Abwesenheit" text:
Hallo,
 
ich bin vom 26.08. bis 02.09. abwesend.
 
Bitte wenden Sie sich bei dringenden Angelegenheiten in dieser Zeit bei Vereinsanliegen an Tino Thoß (tino.thoss@stadtfabrikanten.org) oder Benjamin Schürer (benjamin.schuerer@stadtfabrikanten.org)
 
mit freundlichen Grüßen,
Mario Voigt
---
mailto:mario.voigt@stadtfabrikanten.org
_________________________________________________________________
https://stadtfabrikanten.org
 
Stadtfabrikanten e.V.
Schüffnerstr. 1
D-09130 Chemnitz
 
fon: +49 371 2835 4051
.
;
}

Sieve Filter: "Mit Benachrichtigung antworten"

Dieser Screenshot zeigt ein altes Rauchmelder-Beispiel. Im Feld Benachrichtigungs-Empfänger können wir mit ?body einen Email-Text einfügen. Dieser muss mit einem URL Encode Tool (z.B. https://www.urlencoder.org/) so aufbereitet werden, dass alle Sonderzeichen und Leerzeichen maskiert sind.